Putra Tunggal: Konteks Manajemen Proyek dan TI.

Minggu ke 2

1. Gambaran sistem dari manajemen proyek

Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang

Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan

2. Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam organisasi berpatipasi secara relatif teratur. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Variabel struktur:

a. Ukuran (size):

Makin besar akan semakin komplek impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan
Ukuran menciptakan dilema
Tak ada yang tahu ukuran yang optimum

b. Jumlah tingkatan hirarkhi:

Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal
Sebaiknya tak terlalu banyak
Perhatikan efektivitas komunikasi

c. Struktur kewenangan:

Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi
Siapa saja yang termasuk dalam struktur
Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan
Pendelegasian wewenang

d. Struktur komunikasi:

Variabel yang terpenting
Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah
Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal

e. Struktur tugas:

Sama dengan struktur peranan
Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya
Apakah semua pekerjaan terbagi habis
Apakah semua anggota mendapat peranan
Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan

f. Struktur status dan prestis:

Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan
Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi
Apakah prestis terbagi secara merata
Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota

g. Jarak psikologis:

Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan)
Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi
Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal effektif/tidak

3. Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek TI

Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara profesional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna). Para manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek menggunakan empat frame organisasi yang dapat membantu memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan. Dalam hal itu senior eksekutif stakeholder sangat penting di beberapa studi menyebutkan komitmen manajemen puncak sebagai salah satu faktor kunci yang terkait dengan proyek sukses.

4. Phase dan siklus hidup proyek

Ada 6 tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, Prototyping, Joint Aplication Development, Herative Life Cycle. Berikut penjelasan secara detailnya:

a. Model Water Fall

System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software
Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai
Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding - Maintenance
Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah di ujicobakan 2. System Engineering- Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu

b. System Engineering

Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)

Model Objek
Model Dinamis
Model Fungsional

c. Over Lapping Phases

Komunikasi pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan
Perencanaan, yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan
Analisis Resiko, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis
Perekayasaan, yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut
Konstruksi dan peluncuran, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai
Evaluasi Pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan

d. Prototyping

Pengumpulan kebutuhan. Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat
Membangun prototyping. Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output)
Evaluasi protoptyping. Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan
Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai
Menguji sistem. Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan
Evaluasi Sistem. Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan
Menggunakan sistem. Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan

e. Joint Aplication Development

Bussiness Modelling. Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi
Data Modelling. Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data
Process Modelling. Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis
Aplication Generation. Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi
Testing and Turnover. Tahap pengujian sistem

f. Herative Life Cycle

Perencanaan (Planning). Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem
Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition). Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem
Perancangan Knowledge (Knowledge Design). Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem
Koding dan pengujian (Code and Checkout). Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman
Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification). Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem
Evaluasi sistem (System Evaluation). Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan

5. Siklus hidup produk

Siklus hidup produk adalah suatu konsep penting yang memberikan pemahaman tentang dinamika kompetitif suatu produk. Seperti halnya dengan manusia, suatu produk juga memiliki siklus atau daur hidup. Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini yaitu suatu grafik yang menggambarkan riwayat produk sejak diperkenalkan ke pasar sampai dengan ditarik dari pasar . Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini merupakan konsep yang penting dalam pemasaran karena memberikan pemahaman yang mendalam mengenai dinamika bersaing suatu produk. Konsep ini dipopulerkan oleh levitt (1978) yang kemudian penggunaannya dikembangkan dan diperluas oleh para ahli lainnya
Ada berbagai pendapatan mengenai tahap – tahap yang ada dalam Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) suatu produk. Ada yang menggolongkannya menjadi introduction, growth, maturity, decline dan termination. Sementara itu ada pula yang menyatakan bahwa keseluruhan tahap – tahap Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) terdiri dari introduction (pioneering), rapid growth (market acceptance), slow growth (turbulance), maturity (saturation), dan decline (obsolescence). Meskipun demikian pada umumnya yang digunakan adalah penggolongan ke dalam empat tahap, yaitu introduction, growth, maturity dan decline
Menurut Basu Swastha (1984:127-132), daur hidup produk itu di bagi menjadi empat tahap, yaitu:

Tahap perkenalan (introduction)

Pada tahap ini, barang mulai dipasarkan dalam jumlah yang besar walaupun volume penjualannya belum tinggi. Barang yang di jual umumnya barang baru (betul-betul baru) Karena masih berada pada tahap permulaan, biasanya ongkos yang dikeluarkan tinggi terutama biaya periklanan. Promosi yang dilakukan memang harus agfesif dan menitikberatkan pada merek penjual. Di samping itu distribusi barang tersebut masih terbatas dan laba yang diperoleh masih rendah

Tahap pertumbuhan (growth)

Dalam tahap pertumbuhan ini, penjualan dan laba akan meningkat dengan cepat. Karena permintaan sudah sangat meningkat dan masyarakat sudah mengenal barang bersangkutan, maka usaha promosi yang dilakukan oleh perusahaan tidak seagresif tahap sebelumnya. Di sini pesaing sudah mulai memasuki pasar sehingga persaingan menjadi lebih ketat. Cara lain yang dapat dilakukan untuk memperluas dan meningkatkan distribusinya adalah dengan menurunkan harga jualnya

Tahap kedewasaan (maturity)

Pada tahap kedewasaan ini kita dapat melihat bahwa penjualan masih meningkat dan pada tahap berikutnya tetap. Dalam tahap ini, laba produsen maupun laba pengecer mulai turun. Persaingan harga menjadi sangat tajam sehingga perusahaan perlu memperkenalkan produknya dengan model yang baru. Pada tahap kedewasaan ini, usaha periklanan biasanya mulai ditingkatkan lagi untuk menghadapi persaingan

Tahap kemunduran (decline)

Hampir semua jenis barang yang dihasilkan oleh perusahaan selalu mengalami kekunoan atau keusangan dan harus di ganti dengan barang yang baru. Dalam tahap ini, barang baru harus sudah dipasarkan untuk menggantikan barang lama yang sudah kuno. Meskipun jumlah pesaing sudah berkurang tetapi pengawasan biaya menjadi sangat penting karena permintaan sudah jauh menurun.Apabila barang yang lama tidak segera ditinggalkan tanpa mengganti dengan barang baru, maka perusahaan hanya dapat beroperasi pada pasar tertentu yang sangat terbatas' Altematif-alternatif yang dapat dilakukan oleh manajemen pada saat penjualan menurun antara lain:
a. Memperbarui barang (dalam arti fungsinya)
b. Meninjau kembali dan memperbaiki progrcm pemasaran serta program produksiny a agar lebih efisien
c. Menghilangkan ukuran, warna, dan model yang kurang baik
d. Menghilangkan sebagian jenis barang untuk mencapai laba optimum pada barang yang sudah ada
e. Meninggalkan sama sekali barang tersebut

6. Konteks dari proyek IT

Sebuah fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi. Fenomena ini dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya. Hampir seluruh aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal ini tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan sebuah pekerjaan yang bersifat rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, out put yang akan dihasilkan, pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan ditetapkan dengan jelas

Fenomena diatas mengindikasikan bahwa seseorang yang ingin berhasil dalam meniti karir di dunia IT, harus memiliki kemampuan yang baik dalam bidang manajemen proyek teknologi informasi. Selain diterapkan dalam bidang konstruksi, ilmu manajemen proyek juga tidak kalah pentingnya untuk diterapkan dalam bidang IT. Nilai proyek IT yang cukup besar menyebabkan penanganan proyek-proyek IT harus direncanakan secara matang. Tidak jarang banyak proyek IT yang mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan, jadwal maupun batasan biaya yang telah ditetapkan diawal

7. Fungsi kerja manajemen proyek

Manfaat manajemen proyek dilihat dari segi bidang-bidang tertentu yaitu:

Planning to Do ( Perencanaan Selanjutnya). Berfungsi sebagai memberikan gambaran hubungan ketergantungan dan pekerjaan, mengindetifikasi jalur kritis, merencanakan sumber daya, dan mengindentifikasi adanya select
Pengendalian. Berfungsi memberikan dasar-dasar gambaran patokan dalam pengendalian proyek
Lingkup kerja dan masalah yang dihadapi. Berfungsi memberikan dorongan nyata demi terciptanya komunikasi anatar pemimpin proyek dan pelaksana proyek dilapangan , supaya sukses dan mendapatkan hasil yang memuaskan

Menurut H.Kerzener bahwa siklus proyek adalah kegiatan dari awal kemudian bertambah macam dan intensitasnya sampai puncak , ke bawah dan ke atas. Masing-masing memiliki tahap khusus yang kompleksitas , ukuran dan jadwal yang ditentukan atau diperlukan kompleksitas proyek tergantung pada:
a. Jumlah ragam macam kegiatan
b. Macam dan jumlah kegiatan didalam suatu proyek dan luar
Supaya proyek cepat berhasil ada hal yang penting diperhatikan yaitu:

Konsepsional proyek
Definisi proyek
Penyusunan organisasi
Pelaksanaan proyek
Penyelesaian proyek

Setiap akhir pengkajian dan keputusan apakah proyek tersebut dapat dilaksanakan ke tahap berikutnya. Hasil dari setiap tahap terdahulu merupakan masukan utama bagi tahap berikutnya

8. Keahlian yang disarankan bagi manajer proyek

Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya keahlian yang disarankan yaitu :

Keterampilan berkomunikasi yang baik dan tegas
Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah
Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya
Keterampilan teknologi
Keterampilan penyesuaian diri yaitu fleksibel, kreatif, sabar serta pantang menyerah
Keterampilan kepemimpinan agar memberikan visi yang besar untuk tujuan proyek tersebut

9. Karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif

Effective project manager: