Grup proses Manajemen Proyek

Minggu Ke 3

1. Grup proses manajemen proyek                                                                                                         

      Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses:

• Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek
• Perencanaan proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati
• Eksekusi yaitu mengintegerasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan 
• Kontrol yaitu mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya
• Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek

2. Hubungan antara grup proses dan area knowledge                                                                           
    Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaran proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge merupakan memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi di dalam grup proses.

3. Membangun metodologi manajemen proyek IT  

    Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC).

     

    Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol.

     

    Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang "one size fits all".

   

    Kita dapat mengelaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek.

      

    Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadimain interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel "Defining & Classifying Project Management Methodologies." Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari artikel tersebut.

    

    Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek .
     

    Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel "Methodology Per Project". Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi. Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya tidak hanya mendefinikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame of reference yang mencakup:

• A common project management model
• Companywide project management training programs
• Project management career development- Knowledge-sharing activities

4. Studi kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site                                                
JWD Consulting’s Project Management Intranet Site terdiri dari beberapa proses sebagai berikut ini: 

• Initiating
• Planning
• Executing
• Monitoring and Controlling
• Closing
• Initiating 

Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar
Input: 

• Mengidentifikasikan pihak-pihak yang berkepentingan
• Menganalisis kebutuhan yang diperlukan dalam membangun proyek 
• Memperkirakan resiko-resiko yang akan muncul

Output:  

• Project charter terselesaikan dan disepakati 
• Terpilihnya Manajer Proyek
• Teridentifikasinya pihak-pihak yang berkepentingan
• Business case terselesaikan 

Planning
Tujuan utama dari perencenaan proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek
Input: 

• Berupa output dari proses inisiasi sebelumnya

Output:  

• Ditentukannya lingkup proyek 
• Adanya kontrak tim
• Adanya WBS
• Scheduled Project terbentuk
• Adanya daftar dari resiko yang diprioritaskan

Executing
Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi
Input: 

• Berupa output dari proses perencanaan (planning)

Output:  

• Mengimplementasikan solusi dari masalah-masalah yang ada 
• Mengetahui data performansi kerja dari tim
• Perencanaan Manajemen Proyek (diperbaharui)
• Terkualifikasinya daftar penjual

Monitoring and ControllingMonitoring and Controlling merupakan pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.
Input: 

• Berupa output-an dari proses sebelumnya

Output: 

• Adanya recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair 
• Terukurnya performansi
• Terukurnya kontrol kualitas
• Resolved Issues 

Closing
Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita
Input: 

• Berupa output dari proses penutupan

Output:  

• Final Product, service or result 
• Menutup kontrak
• Dokumentasi

5. Inisiasi proyek                                                                                                                                      

    Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.

 

6. Dokumen inisiasi proyek

    Dokumen inisisasi proyek merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.

 

7. Rencana proyek

    Rencana proyek merupakan sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.

 

8. Eksekusi proyek, pengawasan proyek, penyelesaian proyek, dan Post-Project Follow-up

   Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables  atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

 

Dikutip dari:

http://iiam.blogdetik.com/2011/10/16/grup-proses-manajemen-proyek/ 

http://indiegocreativity.blogspot.com/2010/03/mpti-case-study-jwd-consultings-project.html